O acordo entre empregador e empregado para reembolso de despesas relacionadas ao home office pode precisar passar por mudanças. Uma nova norma da Receita Federal determina que os pagamentos feitos ao colaborador não podem mais ser considerados na base de cálculo das contribuições previdenciárias e do imposto de renda da pessoa física. Isso significa que esses valores recebidos não serão mais sujeitos a impostos, da mesma forma que outros tipos de reembolsos.

A empresa não pode simplesmente apresentar um termo de adesão à Política de Home Office, um recibo ou uma conta que represente a média desses gastos. Agora é necessário comprovar os valores repassados como ajuda de custo.

MUITAS DÚVIDAS….

Essa nova regra tem gerado dúvidas, pois a comprovação dessas despesas é um desafio para as empresas, uma vez que a norma da Receita Federal menciona apenas a necessidade de comprovação “hábil e idônea”.

Os comprovantes dos gastos do colaborador, como notas fiscais, podem ser utilizados para demonstrar o reembolso de parte dessas despesas. Contas de telefone, energia elétrica e internet, por exemplo, devem estar no nome do colaborador ou de algum parente.

No entanto, a Receita Federal não especifica de forma explícita quais comprovantes seriam aceitos, o que gera incerteza e pode resultar em custos adicionais para as empresas caso a Receita Federal, durante uma fiscalização, decida desqualificar esses gastos como dedutíveis na apuração do lucro real para fins de Imposto de Renda e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). As empresas precisarão ser muito rigorosas na prestação de contas, o que pode colocá-las em risco de serem tributadas.

Para o colaborador, o entendimento da Receita também traz impactos, pois ele fica responsável por prestar contas de todas as despesas necessárias para o home office. Isso pode significar o fim dos acordos informais baseados em um valor fixo.

É importante que as empresas continuem oferecendo esse benefício e ainda encontrem uma melhor forma de atender aos requisitos de comprovação documental, assim como já fazem com outros tipos de gastos reembolsáveis, como viagens, combustível e pedágio, por exemplo. No entanto, a rigidez e a burocracia serão maiores.

UMA NOVA NORMA

A Solução de Consulta nº 87, publicada pela Coordenação-Geral de Tributação (Cosit), orienta os fiscais em todo o país. As empresas que oferecem esse benefício precisam se adaptar à nova norma e buscar orientação sobre quais comprovantes serão considerados válidos.

Anteriormente, esses valores eram considerados ganhos eventuais. Agora, a Receita entende que devem ser tratados como ajuda de custo, uma vez que representam uma despesa recorrente.